Zásady ochrany osobních údajů
Účinné od [TBD]
Tyto zásady popisují, jaké osobní údaje ve službě OSVČ Asistent (web osvc-asistent.cz, dále jen „služba“) zpracováváme, proč, jak dlouho a jaká máte práva. Plníme tím informační povinnost podle čl. 13 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR).
1. Správce
Správcem osobních údajů je Farit Baisaidov, místo podnikání Roháčova 1126/70, Žižkov, 130 00 Praha 3, IČO 30126509 (dále jen „my“). Ve všech věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na faritbajsaidov@gmail.com. Další údaje jsou na stránce Provozovatel a kontakt.
Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali; čl. 37 GDPR nám to neukládá.
2. Jaké údaje zpracováváme
Účet
- e-mail, jméno, heslo (ukládáme jen jeho bezpečný otisk, ne heslo samotné),
- datum registrace, konec zkušebního období, tarif, počet využitých dotazů na AI asistenta,
- verze a čas přijetí obchodních podmínek,
- zvolený jazyk aplikace (čeština, angličtina, ukrajinština nebo ruština), podle kterého vám zobrazujeme aplikaci, odpovídá AI asistent a posíláme e-maily.
Daňový profil (vyplníte v úvodním průvodci nebo v nastavení)
- typ činnosti, způsob uplatnění výdajů (paušál / skutečné výdaje), zda jste plátce DPH,
- zaměstnání: od kdy do kdy, měsíční hrubá mzda, sražená daň a zda jste podepsali prohlášení poplatníka; orientační průměrný měsíční příjem,
- od kdy podnikáte a zda jste podnikali už dříve; studium, důchod, mateřská nebo rodičovská a péče o osobu (od kdy do kdy); typ zdravotního pojištění (veřejné / komerční); dobrovolné nemocenské pojištění (výše a od kdy),
- údaje pro slevy na dani: období, kdy splňujete podmínky slevy na manžela/manželku, a u dětí datum narození nebo převzetí do péče (jména dětí neukládáme).
Údaje o zdravotním stavu — jen pokud je sami zadáte a výslovně k tomu dáte souhlas: invalidní důchod 1. nebo 2. stupně, invalidní důchod 3. stupně, průkaz ZTP/P a průkaz ZTP/P dítěte (pro výpočet slev a daňového zvýhodnění), období, kdy platily, a čas udělení souhlasu. Průkaz ZTP/P dítěte je údaj o zdravotním stavu dítěte; zadáváte ho jako rodič nebo osoba, která dítě vyživuje. Jde o zvláštní kategorii osobních údajů (čl. 9 GDPR).
Příjmy a výdaje
- měsíc, částka, zdroj příjmu, kategorie a odpočitatelné procento výdaje, popis,
- zadané ručně nebo importem z CSV. Soubor CSV neukládáme, uložíme jen řádky, které potvrdíte.
Dotazy na AI asistenta
- text dotazu a několika předchozích zpráv konverzace, případně výsledek kalkulačky, ze které se ptáte,
- stránka aplikace, na které se ptáte (např. přehled nebo kalkulačky), a jazyk aplikace,
- u přihlášených uživatelů navíc souhrn čísel za letošní rok (příjmy, výdaje, odhad daně a pojistného) a daňový profil bez jména a e-mailu,
- výsledky výpočtů, které si AI pro odpověď vyžádá od naší kalkulačky (počítá je náš server podle zákonných pravidel, AI dostane jen výsledek).
Obsah konverzací s AI na našem serveru neukládáme (kromě částí, které sami předáte podpoře, viz níže). Konverzace zůstává jen ve vašem prohlížeči do zavření karty prohlížeče (viz Cookies a úložiště). Před odesláním z textu automaticky odstraníme e-mailové adresy, rodná čísla a jméno z vašeho účtu. Přesto do dotazů nepište identifikační údaje, pro odpověď nejsou potřeba.
Zprávy podpoře (živá podpora v aplikaci, záložka „Podpora“)
- text vašich zpráv a odpovědí podpory, čas odeslání, jazyk a stav konverzace (nová, odpovězeno, vyřešeno), kdy jste odpovědi naposledy viděli,
- konverzace s AI asistentem, pokud ji sami předáte tlačítkem „Zeptat se člověka“ (vidíte, co se předává, a můžete to odškrtnout),
- pokud zapnete „Sdílet moje údaje s podporou“: čas udělení souhlasu. Podpora pak u konverzace vidí váš tarif, daňový režim (způsob výdajů, souběh se zaměstnáním, zvláštní postavení, plátcovství DPH, typ zdravotního pojištění), jazyk a hlavní čísla za letošní rok (příjmy, měsíční rezerva, odhad za rok, využití limitu DPH). Bez souhlasu vidí jen zprávy. Jméno ani e-mail podpora v aplikaci nevidí v žádném případě.
Fakturace (pokud ve službě fakturujete)
- vaše údaje dodavatele na fakturách: jméno nebo firma, adresa, IČO, DIČ, zápis v evidenci, kontaktní e-mail, telefon a web, bankovní účty, logo, číselné řady a výchozí nastavení,
- faktury a jejich koncepty: číslo, data, položky, částky, stav, datum úhrady, odeslané e-maily (komu a kdy) a veřejný odkaz, pokud ho vytvoříte,
- adresář klientů a údaje odběratelů na fakturách. Údaje vašich zákazníků, kteří jsou fyzickými osobami, zpracováváme jako zpracovatel podle vašich pokynů; správcem jste vy (viz obchodní podmínky, čl. 13).
Kalkulačky bez přihlášení — zadané hodnoty jen spočítáme a neukládáme je.
Technické údaje
- IP adresa: v paměti serveru ji krátce držíme kvůli limitům počtu požadavků (nejvýše 24 hodin). U dotazů na AI bez přihlášení počítáme dotazy podle otisku IP adresy (ne podle adresy samotné) do konce dne (UTC).
- Poskytovatelé hostingu vedou technické záznamy o přístupech (IP adresa, čas, adresa požadavku). Do našich aplikačních logů nezapisujeme e-maily, jména, částky ani obsah konverzací.
Komunikace s námi — e-maily, které nám pošlete, a naše odpovědi.
Platby — placené tarify zatím nejsou spuštěné. Po spuštění bude platby zpracovávat Stripe (viz oddíl 4); údaje o platební kartě neuvidíme.
3. Účely, právní základy a doba uložení
| Účel | Údaje | Právní základ | Jak dlouho |
|---|---|---|---|
| Vedení účtu a poskytování služby (přehledy, výpočty, import) | účet, daňový profil, příjmy a výdaje | plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | po dobu trvání účtu (viz níže) |
| Fakturace: vystavení, odeslání a evidence vašich faktur | údaje dodavatele, faktury, adresář klientů | plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; u údajů vašich zákazníků jsme zpracovatel (čl. 28 GDPR) | po dobu trvání účtu; doklady archivujete vy |
| Slevy na dani z invalidity a průkazu ZTP/P | údaje o zdravotním stavu | výslovný souhlas, čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR | do odvolání souhlasu nebo smazání účtu |
| Odpovědi AI asistenta | dotaz, kontext konverzace, souhrn čísel | plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | u nás se neukládá; u OpenAI viz oddíl 4 |
| Servisní e-maily (obnova a změna hesla, potvrzení smazání účtu) | plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | po dobu trvání účtu | |
| Upozornění a přehledy e-mailem (připomínka záloh, měsíční přehled s částkami, blížící se limit DPH) | e-mail, jméno, souhrnné částky | oprávněný zájem informovat vás o vašem účtu, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | po dobu trvání účtu; můžete vznést námitku |
| Ochrana služby před zneužitím a bezpečnost | IP adresa, technické záznamy | oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | viz oddíl 2 a 4 |
| Doklad o přijetí obchodních podmínek | verze a čas přijetí | oprávněný zájem prokázat uzavření smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | po dobu trvání účtu |
| Živá podpora v aplikaci | zprávy podpoře, předaná konverzace s AI, stav konverzace | plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | po dobu trvání účtu, nejdéle 2 roky od poslední zprávy v konverzaci; pak konverzaci automaticky smažeme |
| Karta zákazníka pro podporu (tarif, režim, jazyk, hlavní čísla) | daňový profil, souhrn čísel | souhlas, čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR | jen dokud souhlas nezrušíte (vypnutím v záložce Podpora nebo v Nastavení → Soukromí) |
| Upozornění na odpověď podpory e-mailem (když nejste v aplikaci) | plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | po dobu trvání účtu; e-mail obsah zpráv neobsahuje | |
| Vyřízení dotazů a žádostí e-mailem | e-mail, obsah komunikace | plnění smlouvy / oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR | po dobu nutnou k vyřízení, nejdéle [TBD] |
| Platby (po spuštění) | údaje o platbě a fakturaci | plnění smlouvy a právní povinnost, čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR | po dobu stanovenou daňovými a účetními předpisy [TBD] |
Doba trvání účtu. Údaje uchováváme, dokud účet nesmažete. Účet, do kterého se 36 měsíců nikdo nepřihlásí, smažeme; 30 dní předem vás na to upozorníme e-mailem. 36 měsíců odpovídá základní lhůtě pro stanovení daně, během které se k údajům můžete chtít vrátit.
Po smazání účtu odstraníme všechny údaje účtu z databáze hned. Kopie mohou nějakou dobu zůstat v zálohách databáze, než se zálohy přepíšou ([TBD: doba uchování záloh]), a v záznamech zpracovatelů podle oddílu 4. Smažeme i faktury a adresář klientů. Povinnost doklady archivovat máte vy, proto si je předem stáhněte (Faktury → Stáhnout PDF za rok).
4. Komu údaje předáváme
Údaje neprodáváme a nepoužíváme je k reklamě. Na webu nemáme analytické ani reklamní nástroje. Využíváme tyto zpracovatele:
| Zpracovatel | K čemu | Kde | Záruky při předání mimo EU |
|---|---|---|---|
| Railway Corporation, USA | provoz serveru a databáze | [TBD: region serveru a databáze] | standardní smluvní doložky (SCC); podle smlouvy případně EU-US Data Privacy Framework |
| Vercel Inc., USA | doručení webové aplikace | síť serverů po celém světě, obsah se doručuje z nejbližšího uzlu | standardní smluvní doložky (SCC) |
| OpenAI Ireland Ltd., Irsko | odpovědi AI asistenta (model GPT-5.6 Luna) | zpracování i v USA (OpenAI OpCo, LLC) | standardní smluvní doložky (SCC) |
| Plus Five Five, Inc. (Resend), USA | odesílání e-mailů | USA | standardní smluvní doložky (SCC), EU-US Data Privacy Framework |
| Stripe (po spuštění plateb) | zpracování plateb | [TBD] | [TBD] |
OpenAI: data odeslaná přes API OpenAI nepoužívá k trénování svých modelů. Záznamy pro odhalování zneužití uchovává nejvýše 30 dní, pokud delší dobu nevyžaduje zákon.
Živá podpora: zprávy podpoře čte jen provozovatel, který podporu sám vyřizuje (oddíl 1); nikomu dalšímu je nepředáváme a do AI je neposíláme. Upozornění pro podporu na novou zprávu chodí e-mailem (Resend) a případně přes Telegram. Obsahují jen „Nová zpráva v podpoře“ a odkaz, žádné vaše údaje ani obsah zprávy.
Fakturace: když necháte dohledat IČO, pošleme ho do registru ARES (Ministerstvo financí); když necháte ověřit DIČ z EU, pošleme ho do systému VIES (Evropská komise). Nic dalšího tam neposíláme. Kurzy měn stahujeme od České národní banky bez jakýchkoli osobních údajů. Fakturu e-mailem doručuje Resend (viz tabulka) na adresu, kterou zadáte; odpověď příjemce jde na váš e-mail. Kdo má veřejný odkaz na fakturu, uvidí ji bez přihlášení; odkaz můžete kdykoli zrušit. Pro údaje vašich zákazníků jsou Railway a Resend našimi dalšími zpracovateli (obchodní podmínky, čl. 13.6).
Předání mimo EU. Standardní smluvní doložky schválila Evropská komise (prováděcí rozhodnutí (EU) 2021/914). U společností certifikovaných v rámci EU-US Data Privacy Framework se předání opírá také o rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně (EU) 2023/1795. Kopii záruk vám na požádání poskytneme.
Údaje můžeme předat také orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.
5. Vaše práva
Máte právo:
- na přístup ke svým údajům (čl. 15 GDPR),
- na opravu nepřesných údajů (čl. 16) — většinu opravíte sami v Nastavení,
- na výmaz (čl. 17) — účet smažete sami v Nastavení → Soukromí,
- na omezení zpracování (čl. 18),
- na přenositelnost (čl. 20) — export všech údajů (JSON a CSV) stáhnete v Nastavení → Soukromí,
- vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu (čl. 21), např. proti e-mailovým upozorněním a přehledům,
- kdykoli odvolat souhlas se zpracováním údajů o zdravotním stavu (čl. 7 odst. 3) — odebráním těchto údajů v profilu (Nastavení → Během roku); údaje tím smažeme. Odvolání nemá vliv na zákonnost dřívějšího zpracování,
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.
Žádosti posílejte na faritbajsaidov@gmail.com. Vyřídíme je bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce (čl. 12 odst. 3 GDPR).
6. Automatizované rozhodování
Nerozhodujeme o vás automatizovaně ve smyslu čl. 22 GDPR. Výpočty a odpovědi AI asistenta jsou informativní a nemají pro vás právní účinky.
7. Cookies a úložiště v prohlížeči
Cookies nepoužíváme. V prohlížeči ukládáme jen to, co je nezbytné pro fungování služby (přihlášení, zvolený jazyk, rozepsaná konverzace). Podrobný seznam je na stránce Cookies a úložiště.
8. Zabezpečení
Komunikace probíhá šifrovaně (HTTPS). Hesla ukládáme jen jako bezpečný otisk (bcrypt). Přístup k údajům má jen váš účet. AI asistentovi posíláme jen údaje nezbytné pro odpověď.
9. Změny zásad
Zásady můžeme aktualizovat, např. při spuštění plateb nebo změně zpracovatelů. Datum účinnosti je uvedeno nahoře. O podstatných změnách vás předem informujeme e-mailem nebo v aplikaci.